برای پیگیری Administrative Processing باید اول بدانید این روند زمان ثابت و قابل‌پیش‌بینی ندارد؛ مدت آن به شرایط پرونده بستگی دارد. در پرونده‌های لاتاری، افسر کنسولی معمولاً در پایان مصاحبه اعلام می‌کند که پرونده نیاز به بررسی اداری یا مدرک تکمیلی دارد.[travel.state]

مراحل پیشنهادی

۱. برگه سفارت را دقیق بررسی کنید

به برگه‌ای که در پایان مصاحبه گرفته‌اید نگاه کنید. مشخص کنید آیا در آن نوشته شده:

  • Administrative Processing.
  • Refused under INA ۲۲۱(g).
  • مدرک یا اطلاعات تکمیلی موردنیاز.
  • آدرس ایمیل یا سامانه ارسال مدارک.
  • مهلت مشخص برای ارسال مدارک.

اگر مدرک مشخصی خواسته شده، پیگیری اصلی باید از همان مدرک شروع شود؛ تا زمانی که آن را ارسال نکنید، پرونده معمولاً کامل محسوب نمی‌شود.

۲. مدارک را فقط از مسیر رسمی ارسال کنید

اگر سفارت مدارک بیشتری خواسته است:

  • دقیقاً همان مدارک را آماده کنید.
  • ترجمه و فرمت موردنیاز سفارت را رعایت کنید.
  • از روش اعلام‌شده در برگه یا ایمیل استفاده کنید.
  • رسید ارسال، کد رهگیری و تاریخ تحویل را نگه دارید.
  • مدارک را به چند آدرس مختلف نفرستید.

ارسال ناقص یا از مسیر اشتباه ممکن است بررسی را طولانی‌تر کند.

۳. وضعیت CEAC را بررسی کنید

وضعیت پرونده را از سامانه رسمی CEAC بررسی کنید:

https://ceac.state.gov/CEACStatTracker/Status.aspx

برای پرونده مهاجرتی/لاتاری معمولاً باید گزینه مربوط به Immigrant Visa را انتخاب کنید و شماره کیس یا اطلاعات لازم را وارد کنید.

تغییر نکردن وضعیت برای مدتی کوتاه طبیعی است. گاهی بررسی در حال انجام است، اما وضعیت CEAC تا پایان یک مرحله داخلی تغییر نمی‌کند.

۴. چه زمانی ایمیل بزنیم؟

برای پیگیری عادی، وزارت خارجه آمریکا توصیه می‌کند قبل از تماس درباره Administrative Processing دست‌کم ۱۸۰ روز از تاریخ مصاحبه یا ارسال آخرین مدرک، هرکدام دیرتر بوده، صبر کنید؛ مگر اینکه وضعیت اضطراری واقعی وجود داشته باشد.[travel.state]

برخی سفارت‌ها راهنمای محلی کوتاه‌تری مثل ۶۰ روز منتشر می‌کنند، اما دستورالعمل همان سفارتی که پرونده را بررسی کرده ملاک عملی است.[travel.state]

۵. پیگیری باید به کجا ارسال شود؟

با Immigrant Visa Unit همان سفارت یا کنسولگری‌ای تماس بگیرید که مصاحبه را انجام داده است. وزارت خارجه نیز برای پرونده‌های ویزای مهاجرتی توصیه می‌کند متقاضی با واحد ویزای مهاجرتی سفارت یا کنسولگری صادرکننده تماس بگیرد.[travel.state]

از تماس با سفارت‌های دیگر یا ارسال درخواست به چند مرکز مختلف خودداری کنید؛ این کار معمولاً بررسی را سریع‌تر نمی‌کند.

متن پیشنهادی ایمیل

ایمیل را کوتاه، دقیق و انگلیسی بنویسید:

Subject: DV Visa Case Status Inquiry – Case Number ASXXXXXXXX

Dear Immigrant Visa Unit,

I am writing to respectfully inquire about the status of my Diversity Visa case.

Case number: ASXXXXXXXX
Principal applicant: FULL NAME
Date of birth: DD Month YYYY
Passport number: XXXXXXXX
Interview date: DD Month YYYY
Date of last document submission: DD Month YYYY

My case currently shows Administrative Processing / Refused under INA 221(g) in CEAC.

All requested documents were submitted on DD Month YYYY through the instructed channel. Please let me know if any additional information or document is required.

Thank you for your assistance.

Sincerely,
FULL NAME
Email address
Phone number

اگر هنوز ۱۸۰ روز نگذشته، بهتر است فقط زمانی ایمیل بزنید که:

  • مدرک جدیدی دارید.
  • سفارت مهلت مشخصی داده است.
  • پاسپورت یا مدرک مهمی باید اصلاح شود.
  • وضعیت اضطراری مستند وجود دارد.
  • سال مالی لاتاری به پایان نزدیک است.

اگر وضعیت Refused است

اگر CEAC نوشته:

Refused

فقط از روی همین کلمه نتیجه نگیرید که پرونده برای همیشه تمام شده است. نامه سفارت را بخوانید:

  • اگر مبنا 221(g) است، پرونده می‌تواند با مدارک تکمیلی یا پایان بررسی تغییر کند.
  • اگر مبنا بند دیگری مانند 212(a) است، باید همان بند را بررسی کنید.
  • اگر مدرک خواسته شده، آن را طبق دستور ارسال کنید.

وزارت خارجه توضیح می‌دهد که برخی پرونده‌های ۲۲۱(g) در CEAC به‌صورت Refused نمایش داده می‌شوند؛ این نمایش الزاماً به معنی رد نهایی نیست.[travel.state][travel.state]

اگر پرونده لاتاری است

برای DV یک محدودیت بسیار مهم وجود دارد: متقاضی فقط تا پایان همان سال مالی فرصت صدور ویزا دارد. اگر سال مالی تمام شود، معمولاً امکان صدور ویزای همان برنامه در سال بعد وجود ندارد. بنابراین اگر پرونده لاتاری شما هنوز در Administrative Processing است:

  • تاریخ پایان سال مالی را در نظر بگیرید.
  • مدارک درخواستی را بدون تأخیر بفرستید.
  • در صورت نزدیک‌بودن پایان سال مالی، ایمیل پیگیری مستند ارسال کنید.
  • رسید ارسال مدارک را ضمیمه کنید.
  • از خرید بلیت قطعی یا فروش دارایی قبل از صدور ویزا خودداری کنید.

کارهایی که نباید انجام دهید

  • هر روز چند ایمیل تکراری نفرستید.
  • وضعیت CEAC را با سایت‌های غیررسمی اشتباه نگیرید.
  • بدون دستور سفارت مدارک اضافی ارسال نکنید.
  • پاسپورت را بدون هماهنگی به سفارت نفرستید.
  • برای «تسریع قطعی» به واسطه‌ها پول ندهید.
  • از عبارت‌هایی مثل «قبولی قطعی» یا «رد قطعی» فقط بر اساس وضعیت CEAC استفاده نکنید.

جمع‌بندی: ابتدا برگه ۲۲۱(g) یا دستور سفارت را اجرا کنید، مدارک خواسته‌شده را از مسیر رسمی بفرستید، وضعیت CEAC را کنترل کنید و برای پیگیری عادی معمولاً تا ۱۸۰ روز از آخرین مصاحبه یا ارسال مدرک صبر کنید. اگر پرونده DV است و پایان سال مالی نزدیک شده، یک ایمیل کوتاه و مستند به واحد ویزای مهاجرتی همان سفارت ارسال کنید.